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任务管理

任务管理系统设计​

核心对象​

  • Task（任务）
    • 单个任务，包含状态、责任人、截止时间等信息
  • Workflow（工作流）
    • 多个任务之间的关系和依赖
  • Project（项目）（可选）
    • 包含多个任务的整体目标

关键功能​

  • 状态管理
    • 任务状态的流转（如从 Pending 到 Completed）
  • 分配与协作
    • 支持任务的分配、责任人调整
  • 优先级与计划
    • 任务优先级和截止时间支持动态调整
  • 多视图支持
    • 支持列表、看板、时间线等多种视图

自动化和通知​

  • 任务完成时触发后续任务
  • 任务失败时通知相关责任人
  • 支持提醒即将到期的任务

任务管理方法​

看板 (Kanban)​

  • 理念：以任务流动为核心，专注于可视化工作流程和状态
  • 核心原则
    • 使用列表示任务状态（如 To Do、In Progress、Done）
    • 每列最多只允许一定数量的任务，防止积压
  • 适用场景
    • 持续性工作流程管理
    • 团队协作项目
  • 参考设计
    • 为每个任务设计状态字段，支持在不同状态间切换

敏捷开发 (Agile)​

  • 理念：以迭代和增量方式交付任务
  • 核心原则
    • 将目标拆分为小型任务
    • 定期检查进度，快速调整计划
  • 适用场景
    • 需要快速迭代的项目
    • 需求经常变化的场景
  • 参考设计
    • 任务分解：每个大任务分解为小任务
    • 支持阶段性汇报和调整任务优先级

优先级矩阵 (Priority Matrix)​

  • 理念：根据任务的紧急性和重要性划分优先级
  • 核心原则
    • 高优先级任务优先完成，低优先级任务安排或延后
  • 适用场景
    • 需要同时处理多个重要程度不同的任务
  • 参考设计
    • 为任务设计优先级字段（如 High、Medium、Low）
    • 支持任务动态排序，便于快速处理高优先级任务

时间盒管理 (Timeboxing)​

  • 理念：为每个任务设定明确的时间限制
  • 核心原则
    • 控制任务的执行时间，避免拖延
  • 适用场景
    • 需要严格时间管理的项目
    • 固定周期的常规工作
  • 参考设计
    • 任务需包含截止时间字段，并支持进度监控

流水线管理 (Pipeline Management)​

  • 理念：将任务分为多个阶段，依次完成
  • 核心原则
    • 任务在不同阶段间流动，保证流程清晰
  • 适用场景
    • 标准化的多阶段工作流程
    • 需要多人协作的连续性工作
  • 参考设计
    • 任务的状态流转设计需支持阶段性切换

任务分类​

  • 核心工作单元类：
    • Task - 任务
    • Work Item - 工作项
  • 问题/请求/事件驱动类：
    • Issue - 问题
    • Ticket - 工单/票据
    • Request - 请求
    • Case - 案例/事件
  • 过程/行动类：
    • Activity - 活动
    • Action - 行动/动作
    • Operation - 操作
  • 个人/非正式类：
    • Todo/To-do - 待办事项
  • 正式 vs. 非正式: Task, Ticket, Case, Work Item 通常更正式，有系统支持和流程；Todo/To-do 则非常非正式。
  • 目标 vs. 问题: Task 关注达成目标；Issue 关注解决问题或偏差。
  • 内部 vs. 外部发起: Ticket 和 Case 经常由外部 (客户) 发起，但也可是内部；Task 和 Issue 可以是内部或外部驱动。
  • 简单 vs. 复杂: Todo 最简单；Task 是一般工作单元；Case 通常处理更复杂、多步骤的事件。
  • 请求 vs. 处理记录: Request 是“要求”本身；Ticket 是处理这个要求的“正式记录单”。
  • 工作单元 vs. 过程记录/步骤: Task/Issue/Case 是需要管理的工作单元；Activity 是发生事件的记录；Action 是执行的具体步骤；Operation 是标准流程。
  • 通用性: Work Item 是最通用的系统化术语；Task 是最常用的项目/工作管理术语。

任务​

  • 核心: 一个具体、可执行、有明确目标的工作单元。
  • 侧重: 完成某个特定的成果或交付物。
  • 特点:
    • 通常可以被分配给一个人或多人。
    • 有明确的起止时间或截止日期。
    • 可以跟踪进度 (如：未开始、进行中、已完成)。
    • 是项目管理和日常工作中最常用的单位。
  • 适用场景: 项目管理 (分解WBS)、团队协作、个人生产力管理。
  • 与Todo的区别: Task通常更正式，有明确的目标和可跟踪性，常常是更大目标的一部分。Todo更偏个人和非正式提醒。

工作项​

  • 核心: 一个泛指在特定系统或流程中需要跟踪和管理的工作单元。
  • 侧重: 在管理系统 (如Jira, Azure DevOps等) 中的统一表示。
  • 特点:
    • 这是一个概括性术语，具体类型可能包括Task, Bug (Issue), Feature Request, Epic, User Story等。
    • 它的具体含义高度依赖于所使用的工具和方法论。
  • 适用场景: 敏捷开发、项目管理软件、IT服务管理 (ITSM) 等需要系统化跟踪工作的领域。

问题​

  • 核心: 指一个预期之外的状况、偏差、障碍或需要关注和解决的点。
  • 侧重: 识别、跟踪和解决某个不正常或需要改进的情况。
  • 特点:
    • 具有生命周期 (如: Open, In Progress, Resolved, Closed)。
    • 通常需要分析原因并采取纠正或预防措施。
    • 不一定是“错误(Bug)”，也可以是风险、疑问、改进建议等。
  • 适用场景: 软件开发 (Bug跟踪、功能请求)、项目管理 (风险、障碍)、质量管理、客户支持 (用于描述客户遇到的问题)。

工单 / 票据 (Ticket)​

  • 核心: 一个正式记录，用于请求服务、报告事件或问题，并对其进行跟踪处理。
  • 侧重: 标准化、流程化地处理外部或内部的服务请求或事件报告。
  • 特点:
    • 通常由系统生成 (如帮助台系统、ITSM系统)。
    • 有唯一的编号。
    • 包含状态、优先级、负责人等信息。
    • 强调规范化处理流程。
  • 适用场景: IT服务管理 (ITSM)、客户支持、帮助台 (Help Desk)、设施管理等。

请求​

  • 核心: 提出需要某项服务、资源、信息或行动的诉求。
  • 侧重: 表达需求。
  • 特点:
    • 是一个比较宽泛的概念。
    • 可以是正式的 (如服务请求 Ticket)，也可以是非正式的 (口头请求)。
    • 是很多工作流程的触发点，可能后续会转化为Task、Case或Ticket。
  • 适用场景: IT服务请求、内部资源申请、客户咨询、工作流触发等。

案例 / 事件​

  • 核心: 代表一个需要深入调查、管理和解决的特定业务事件、客户问题或复杂请求。
  • 侧重: 端到端的管理一个相对复杂的、可能涉及多步骤、多部门协作的事务。
  • 特点:
    • 强调完整处理过程的跟踪，从发起、调查、处理到最终解决和关闭。
    • 通常比Ticket包含更丰富的信息和更复杂的处理流程。
  • 适用场景: 客户关系管理 (CRM) 中的客户支持、法律事务、医疗记录、保险理赔、咨询服务等需要对复杂情况进行个案管理的领域。

活动​

  • 核心: 指在特定时间段内发生的任何行动、事件、交互或任务执行的记录。
  • 侧重: 记录发生了什么，或者作为更大任务/流程的一部分。
  • 特点:
    • 可以是非常细粒度的 (如一个电话、一次会议)，也可以是阶段性的 (如“需求分析活动”)。
    • 常用于时间跟踪、进度汇报、销售过程记录等。
    • 它本身不一定是一个需要“完成”的目标，更侧重于过程记录。
  • 适用场景: CRM中的销售活动跟踪、项目时间表、工作日志、审计追踪。

行动 / 动作​

  • 核心: 一个具体、通常是单一的、需要执行的步骤。
  • 侧重: 执行某个指令或完成流程中的一步。
  • 特点:
    • 通常是任务 (Task) 的分解。
    • 或是在会议、评审后产生的具体待办事项。
    • 比Task更聚焦于“做什么”这个动作本身。
  • 适用场景: 会议纪要中的待办事项、工作流中的步骤、项目计划中的具体操作。

操作​

  • 核心: 通常指一系列标准化的、重复性的程序或活动，是业务或系统正常运行的一部分。
  • 侧重: 过程和流程的执行，强调规范性和重复性。
  • 特点:
    • 可以是手动的，也可以是自动化的。
    • 在IT语境下常指系统管理任务 (如备份操作)。
    • 在业务语境下常指日常业务流程 (如订单处理操作)。
  • 适用场景: IT运维、业务流程管理 (BPM)、生产制造、标准化服务交付。

待办事项​

  • 核心: 一个提醒自己需要完成的事情，通常是个人层面的。
  • 侧重: 备忘和简单跟踪。
  • 特点:
    • 非正式，结构简单，可能只是一个短语。
    • 常用于个人笔记、简单的任务列表。
    • 与Task相比，通常缺乏详细描述、优先级、截止日期或正式的分配和跟踪。
    • To-do 和 Todo 基本同义，To-do list 是非常常见的用法。
  • 适用场景: 个人日常事务管理、快速记录想法、简单团队任务提醒。