DA/T 22 归档文件整理规则

• The arrangement rule of archival documents
• DA/T 22—2015 <- DA/T 22—2000
• “卷”改“件”
  • 拾遗补漏特别方便
  • 以前卷
    • 插卷需拆开已装订的案卷，破坏性很大，拆完需重新装订，卷皮也废掉了。
    • 有时考虑到材料之间的关联性，页码也需要重新打，程序烦琐。
    • 分卷非常主观困难
  • 现在件
    • 将插件直接补在最后 - 简化了操作，但破坏了文件之间的历史联系。
    • 更符合文档一体化的要求
    • 针对性、准确性提高了，文件的保密性也加强了，有效避免了扩大档案阅读范围，也大大降低了对档案原件的损坏程度。
    • 坏处
      • 档案的移交接收手续变得更加烦琐，由对整卷检查清点变为单份文件，单位变小，总量增加，这些变化要求档案工作人员包括立档人员更加心思缜密、耐心细致、极具责任心。
      • 查询大量件非常费时费力
      • 检索利用对计算机的依赖更大
• “卷”“件”结合
• “存量数字化、增量电子化”
• 组“虚拟卷”或“关联卷”的方式，将要相互查证的文件作为一件，按“卷”整理，按“件”装盒等来弥补按件整理利用的不足。
• 参考
  • 再谈“卷”改“件”
    • https://www.dag.pku.edu.cn/Uploads/Bddag/Picture/2020/05/26/u5eccb7c26ebe4.pdf
    • 一半 按照永、长、短的顺序来排架
  • 《卷论——卷、立卷、文书处理部门立卷》

tip

• 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用 A4 幅面，页面宜横向设置

• 档案盒
  • 310mm×220mm （长×宽）
  • 盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm、30mm、40mm、50mm 等
  • 档案盒应采用无酸纸制作。
• 备考表
  • 置于盒内文件之后
  • 内容
    • 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
    • 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
    • 整理日期：归档文件整理完成日期。
    • 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
    • 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
• 排架
  • 上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致

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归档文件

archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

整理

arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

件 : item : 归档文件的整理单位。

档号

archival code

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

归档章

全宗号	年度	件号
*机构或问题	保管期限	页数

归档文件目录

序号	档号	文号	责任者	题名	日期	密级	页数	备注
1	Z109-WS·2011-Y-BGS-0001	沪〔2001〕01号		关于 XYZ 的通知	2021	公开	10