DA/T 22 归档文件整理规则
- The arrangement rule of archival documents
- DA/T 22—2015 <-
DA/T 22—2000 - “卷”改“件”
- 拾遗补漏特别方便
- 以前卷
- 插卷需拆开已装订的案卷，破坏性很大，拆完需重新装订，卷皮也废掉了。
- 有时考虑到材料之间的关联性，页码也需要重新打，程序烦琐。
- 分卷非常主观困难
- 现在件
- 将插件直接补在最后 - 简化了操作，但破坏了文件之间的历史联系。
- 更符合文档一体化的要求
- 针对性、准确性提高了，文件的保密性也加强了，有效避免了扩大档案阅读范围，也大大降低了对档案原件的损坏程度。
- 坏处
- 档案的移交接收手续变得更加烦琐，由对整卷检查清点变为单份文件，单位变小，总量增加，这些变化要求档案工作人员包括立档人员更加心思缜密、耐心细致、极具责任心。
- 查询大量件非常费时费力
- 检索利用对计算机的依赖更大
- “卷”“件”结合
- “存量数字化、增量电子化”
- 组“虚拟卷”或“关联卷”的方式，将要相互查证的文件作为一件，按“卷”整理，按“件”装盒等来弥补按件整理利用的不足。
- 参考
- 再谈“卷”改“件”
- 《卷论——卷、立卷、文书处理部门立卷》
tip
- 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用 A4 幅面，页面宜横向设置
- 档案盒
- 310mm×220mm （长×宽）
- 盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm、30mm、40mm、50mm 等
- 档案盒应采用无酸纸制作。
- 备考表
- 置于盒内文件之后
- 内容
- 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
- 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
- 整理日期：归档文件整理完成日期。
- 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
- 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
- 排架
- 上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致
- 归档文件
- archival document(s)
- 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
- 整理
- arrangement
- 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
件 : item : 归档文件的整理单位。
- 档号
- archival code
- 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
归档章
| 全宗号 | 年度 | 件号 |
| *机构或问题 | 保管期限 | 页数 |
归档文件目录
| 序号 | 档号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 密级 | 页数 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 | 沪〔2001〕01号 | 关于 XYZ 的通知 | 2021 | 公开 | 10 |