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档案管理术语表

  • 档案工作基本术语 - Basic terminology for archives work
  • 电子档案管理基本术语 - General terminology for electronic records management
abbr.formean
RMSRecords Management System档案管理系统
AMSArchives Management System档案管理系统
DAMSDigital Archives Management System数字档案管理系统
EDMSElectronic Document Management System电子文件管理系统
EAMSElectronic Archives Management System电子档案管理系统
OAISOpen Archival Information System开放档案信息系统
encn
the project of government affairs informationize政务信息化项目
electronic records management system电子档案管理系统
open archival information system开放档案信息系统
encn
records retention schedule保管期限表
encn
access利用
accession接收
acquisition收集 征 集
administrative archives文书档案
aggregation聚合
appraisal鉴定
archival code档号
archives档案馆
association关联
authenticity真实性
capture捕获
compliance合规性
conservation保护
context背景 / 上下文
contingency plan应急预案
deposit存放,寄存
description著录
destruction销毁
destruction list销毁清单 銷毀清册
digital archives数字档案馆
disposition处置
electronic signature电子签名
encapsulation封装
estray散存档案
file number案卷号
filing归档
fonds number全宗号
heterogeneous backup异质备份
holdings馆藏
information package信息包
integrity完整性
life-cycle management全程管理
link挂接
off-site backup异地备份
preservation保存
reliability可靠性
removed archives散失档案
retention period保管期限
series number目录号
specialized archives专业档案
transfer移交
usability可用性
Compact Shelving密集架
Movable Rack密集柜/移动棚
Filing cabinet文件柜
  • 移交 transfer
    • 按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
  • 接收 accession
    • 档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案的过程。
  • 关联 - association
    • 通过管理系统，将元数据及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。
  • 挂接 - link
    • 将电子档案 与其元数据 联系起来的过程
  • 嵌入 - embed
    • 将元数据 内嵌于电子档案 的过程
  • 封装 encapsulation
    • 将电子档案 与其元数据 封装在一起的过程
  • 聚合 aggregation
    • 按一定逻辑关系将若干电子档案建立有机联系的过程。
  • 传输 transmission
    • 通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案 的过程。
  • 著录 - description
    • 按标准形式对电子档案 的 内容 、结构、背景 及 管理活动进行描述的过程。
  • 信息包 information package
    • 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。
    • 注：保存描述信息有助于保存和查找内容信息。
    • 提交信息包 - submission information package
    • 存档信息包 - archival information package
    • 发布信息包 - dissemination information package
  • 全程管理
    • 电子文件 形成、办理、归档 以及 电子档案 维护、利用、最终处置 （销毁 或 永久保存）全过程进行的控制
  • 参考

元数据层级​

  • 全宗级 - Fonds
  • 类别级 - Series / Category
  • 案卷级 - File / Record / Volume
  • 文件级 - Item / Document / File
  • 卷内件 - FileItem / Item
  • 页面级 - Page

柜位/存储位置/密集架号

  • 库房 - repository
  • 区号 - area/zone
  • 列号 - row/column（column 可以，但 row 也常用于表示纵列）
  • 节号 - section
  • 架号 - shelf
  • 层号 - level
  • 面号 - side（通常标记为左、右）
  • 盒号 - box
  • 盒内号 - boxItem / boxFileNumber（“boxItem”简洁，或 boxFileNumber）
  • ISAD(G)
    • Physical Location
    • Storage Location
  • ISO 11799（档案和图书馆材料的存储环境）
  • 《DA/T 18-2022 档案著录规则》 区、列、层、架、盒
    • Storage Location

案件级 vs 案卷级​

  • 案卷级 - Volume
    • 以卷归档
    • 立卷归档
    • 档案目录的第一级分类
    • 案卷目录
  • 案件级/文件级 - Case/File
    • 以件归档
    • 不立卷归档
    • 最小档案单元，是档案组成的基本单位
    • 文件目录

物品​

物品 ≧ 实物 ≧ 实体档案 ≧ 实物档案
  • 物品
  • 实物
    • 区别于电子类的物品
    • 未归档的实物，归档前叫实物，归档后叫实物档案。
  • 实体档案
    • 区别于电子档案的档案分类、有纸质类、实物类、声像类
  • 实物档案
    • 实体档案 的一种
    • 是指按照实物档案编制档案分类号并进行管理的一类档案；
    • 未按照实物档案编制档号管理的其他来源的总称实物，实物档啊和实物可以同时共置于同一个库房管理，实物库房保管的不一定都是实物档案。

页码/页数/页号/起止页号​

  • 页码 - Page Number
    • 印刷物本身印刷上去的页码，一般是左右都有，一般不管页面上有没有文字
  • 页数 - Page Count
    • 纸质的张数，正反两面一张纸，只算页数一张
  • 页号 - Page Serial Number/Page Sequence Number
    • 整理和加工以及著录档案材料是，人为手工标注上去的每页材料号码流水，一般是无字的页面不编号。
  • 起止页号 - Start Page Number - End Page Number
    • 指以卷归档的档案，其卷内文件目录里标注每件文件的开始页号-结束页号。

以件归档的材料页号编制规则：纸质页号为1到n，起止页号为1-n。 以卷归档的材料页号编制规则为1到n，而在卷内文件目录里体现的是起止页号：每件文件的开始页号-结束页号。

材料/文件/档案​

  • 材料 - Records
    • 未归档
  • 档案 - Archived Records
    • 归档后
    • -> 案卷级文件 - Volume-level Records

      • 文件级文件 - Item-level Records

  • 文件 - Document
    • 统称 材料+档案
    • 归档后成为档案的一部分

估算/概算/预算/结算/决算​

  • 估算 - Estimation
    • 综合文书档案
  • 概算 - Budgetary Estimate/Preliminary Estimate
    • 预算附加材料
  • 预算 - Budget
    • 综合文书档案
  • 结算 - Settlement
    • 审计材料
  • 决算 - Final Account
    • 会计档案

序号/文号/案卷号/件号/文件号/流水号/页号/盒号/柜号/列号/全宗号​

档案管理中的编号系统

  • 序号（Sequence Number）
    • 定义：表示文件或档案的排列顺序。
    • 特点：仅表示顺序，无其他意义。
  • 文号（Document Number）
    • 定义：公文编号，用于分类和检索。
    • 特点：唯一标识文件，包含发文机关、年份、顺序号。
  • 案卷号（Volume Number）
    • 定义：立卷归档后编制的流水号。
    • 特点：仅适用于卷归档档案。
  • 件号/文件号（Item Number/Document Number）
    • 定义：每件档案的唯一编号。
    • 特点：文件级别编号，以卷归档的文件有件号。
  • 流水号（Serial Number）
    • 定义：表示档案或文件的排列顺序号。
    • 特点：与序号类似，按时间或提交顺序生成。
  • 盒号（Box Number）
    • 定义：档案盒的编号，标识其物理位置。
    • 特点：用于查找档案盒在存储系统中的位置。
  • 页号（Page Number）
    • 定义：材料归档前标注在右上角的页数编号。
    • 特点：自然数顺序，确保页数清晰。
  • 柜号（Cabinet Number）
    • 定义：档案柜的编号。
    • 特点：标识档案柜的位置。
  • 列号（Row Number）
    • 定义：档案密集架中列的编号。
    • 特点：用于进一步细化档案存储位置。
  • 全宗号（Fonds Number）
    • 定义：单位或机构形成档案的分类编号。
    • 特点：标识档案所属的单位或时期。

编写/编著/编撰/编纂/编修/编辑/著录/标引​

  • 编写（Writing）
    • 定义：富有原创性的创作过程。
    • 特点：侧重原创内容的撰写。
  • 编著（Compilation and Writing）
    • 定义：通常指专业类或专著类的撰写过程。
    • 特点：专业领域的系统性创作。
  • 编撰（Compilation with Fictional Content）
    • 定义：包含虚构或未经考证内容的编写过程。
    • 特点：虚构性较强，适用于文学或非学术作品。
  • 编纂（Compilation and Organization）
    • 定义：系统性收集、整理已有材料的过程，常用于志书、年鉴等工具书。
    • 特点：重在整理已有资料。
  • 编修（Revision and Compilation）
    • 定义：修订内容较多的编辑活动。
    • 特点：侧重对原有内容的大规模修订。
  • 编辑（Editing）
    • 定义：职业性工作，按标准使内容规范统一。
    • 特点：规范化处理内容，使其符合出版或发布标准。
  • 著录（Cataloging）
    • 定义：概括或标注档案案卷和文件信息的工作，便于查询。
    • 特点：针对档案信息的记录与概括。
  • 标引（Indexing）
    • 定义：对著录信息的进一步详细标注，便于精确查询。
    • 特点：细化档案信息，提升检索效率。

文稿/文本/正本/副本/修订本/试行本​

  • 文稿（Manuscript/Draft）
    • 定义：文稿是文件正式形成前的历次稿件，包含草稿和定稿两个阶段。
      • 草稿：初步撰写的文件版本，通常未经正式审查或批准。
      • 定稿：最终确定的稿件，经过审定后作为正式文本。
        • Final Draft
        • Finalized Version
  • 文本（Text/Version）
    • 定义：文本是指一个文件的正式版本，可能依据不同用途分为多个不同版本，如正本、副本、试行本、修订本等。
    • 特点：文本是经过确定后的文件内容的载体，可根据不同使用场景有不同的形式。
  • 正本（Original Copy）
    • 定义：正本是文件的正式且原始的版本，具有法律效力或最终权威性。
    • 特点：通常用于正式场合，如发布、签署、备案等。
  • 副本（Duplicate/Copy）
    • 定义：副本是正本的复印件或复制版本，用于参考或分发，但不具有正本的法律效力。
    • 特点：副本用于传阅、备查或工作中的参考，不用于正式用途。
  • 修订本（Revised Edition）
    • 定义：修订本是对原文件内容进行修改或补充后的版本。
    • 特点：在原有文本的基础上进行修订，以反映最新的内容或更正错误。
  • 试行本（Trial Version）
    • 定义：试行本是文件的试行版本，通常用于在特定时间或范围内试行，待验证后再正式发布。
    • 特点：试行本在验证后可能成为正式版本，也可能在试行期结束后进行修改。

关键词/主题词/检索词​

  • 关键词（Keywords）
    • 定义：用于模糊查询的词汇，通常反映文件或档案的核心内容。
    • 特点：关键词适用于广泛的检索，帮助用户快速找到相关档案。
  • 主题词（Subject Terms）
    • 定义：公文中常用的词汇，用于帮助档案的分类和检索。
    • 特点：主题词通常是公文内容的核心概念，随着检索工具的进步，现代公文已较少标注主题词。
  • 检索词（Search Terms）
    • 定义：用于档案查询和检索的统称，包含关键词和主题词等。
    • 特点：检索词用于提升查询效率，帮助快速定位相关档案内容。

专业档案/专门档案/专题档案/专项档案​

基于档案的用途、内容、来源以及形成背景来进行的划分

  • 专业档案（Professional Archives）
    • 定义：属于专门档案的一类，反映某一专门领域的档案，突出材料的专业性。
    • 特点：涵盖特定专业领域，如玉器档案、病例档案、植物档案、教学档案等，主要用于记录某一领域的专业信息。
  • 专门档案（Specialized Archives）
    • 定义：泛指特定领域或专业领域形成的档案，反映该领域的专门信息。
    • 特点：包括广泛的专业领域档案，如电力档案、基建档案等，是某一领域活动或事务的专门记录。
  • 专题档案（Thematic Archives）
    • 定义：某一活动或事件全过程形成的材料，通常是专题档案材料的简称。
    • 特点：并非严格意义上的档案，材料可能包含人为制作或复制的内容，真实性不一定完全可靠。专题档案有参考价值，目录通常单独制作，不与档案馆的正式档案目录混合。
  • 专项档案（Special Project Archives）
    • 定义：指针对某一专项任务、项目或计划所形成的档案，记录该专项工作的全部过程。
    • 特点：通常围绕特定项目或专项工作，如专项审计档案、专项工程档案，全面记录项目的背景、实施过程和结果。

机构/问题代码​

  • 机构
    • 办公室、人事部、财务处等
    • 来源单位，便于按单位或部门管理和归档
  • 问题
    • 党务、财务、行政等问题类别
    • 内容主题，便于从主题维度检索

档案门类代码​

一级门类代码

中文代码
文书WS
科技KJ
人事RS
会计KU
专业ZY
照片ZP
录音LY
录像LX
业务数据SJ
公务电子邮件YJ
网页信息WY
社交媒体MT
实物档案SW
  • 二级门类代码
    • 科研（KJ·KY）
    • 设备（KJ·SB）
    • 基建（KJ·JJ）

密级​

  • 绝密、机密、秘密、内部、公开、非密、商密
  • 《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例
    • 绝密、机密、秘密
  • 《党政机关公文处理工作条例》
    • 绝密、机密、秘密
  • 《国家秘密载体管理规定》
  • 《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239）

开放标识​

  • Access Control Status
  • 取值
    • 开放（Open）
    • 控制（Restricted）
    • 延期开放（Deferred）
    • 未审核（NotReviewed）
  • ISAD(G) - 国际档案描述标准通则
    • Conditions Governing Access（访问条件）
  • 《中华人民共和国档案法》
  • 《政府信息公开条例》
    • “主动公开”“依申请公开”“不予公开”

模板​

案卷目录

顺序号归档时的
案卷号		案卷标题起止日期页数保管期限备注

⽂书档案⽂件级⽬录

顺序号全宗号目录号案卷号件号文号责任者题名日期密级页数备注

案卷目录

序
号		档号案卷题名起止
日期		总页数保管
期限		备注

会计档案⽬录

案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注

⾳像档案⽬录

顺序号载体
类型		题名责任者起止日期盒
(卷)		张数片长
(分钟)		保管
期限		参考号备注

实物档案⽬录

顺序号题名责任者日期数量
（件）		参考号备注

资料目录

顺序号题名责任者出版单位日期页数备注

涉密文件目录

顺序号档号文号责任者题名日期密级页数保管
期限		备注